SNS企業リスクの事前予防策

2012/12/21
2012/12/21

さあ、以前の記事で紹介したSNSの企業リスクの事前予防策を今日のブログでは少し紹介したいと思います。

まず、なぜ従来の情報管理指針では対応しきれなくなったのでしょうか?

それはSNSの特性にもあるとも言えます。
今や従業員個人情報ソース発信ツール発信媒体の3つを全ていとも簡単に調達できるようになってしまいました。

このことが今まであった情報管理システムでの対応が難しくしているのです。

その対応を考えるときの4本柱が以下の点です。
・カバー範囲を明確化
・ソーシャルメディアポリシー
・従業員教育・研修
・労務管理的対応

予防策がどこまでの範囲をカバーするものなのかを明確化する必要があることは言うまでもありませんね。

ではソーシャルメディアポリシーを策定するメリットとはなんでしょうか?

みなさんが務めている企業は大企業でしょうか?中小企業でしょうか?
いずれにしても一定規模以上の企業であれば、規定をいちいち担当者に確認するのは非現実的ですよね?
それよりは従業員に可と不可の境界線をしっかりと認識させ、さらに企業として従業員の指揮監督を適切に行っていたことの裏付けとしてポリシーを利用できるのです。
就業規則で抽象的な表現にとどまっているものをほぐして記載し、具体的な理解をえ、万が一モニタリングを行う際もこれで徹底周知を図れます。
また、もう一つ大事なポイントとして変化速度の高いソーシャルメディアへの対策は随時アップデートが可能なポリシーの方が効果が高いと言えます。

次に教育・研修でのポイントを見てみましょう。
まずはこれが個々人の問題であると認識させることが大事です。
特にアルバイトや内定者など帰属意識が低い者も取り組み、彼らへの配慮も忘れてはなりません。
ここではソーシャルメディアの機能が日々変わっていることに注意し、公開範囲の設定が情報の漏えいにもつながること、そのダメージは会社にだけでなく時として従業員自身にも及ぶことを認識させる必要があります。
(ここで企業が気をつけなければいけないのは、ただ分厚いアニュアルを配って書いてあることを説明するだけでは意味がないということですね。)

最後に労務管理的対応を見てみましょう。
これに関しては個別に契約書や誓約書、就業規則での私的利用制限や使用アカウントの届出制やモニタリングなどがあげられます。

これは契約書や誓約書は入社後の新人研修の時に提出を求める会社が多く見られますが、
実際には定期的に研修を行い、その都度提出させ、問題意識を持たせることが大事です。
私的利用に関しては、会社支給デバイスでの私的利用禁止やそのデバイスのモニタリング、就業時間内の利用禁止。
(以前の記事でも書いたように、モニタリングに関しては、法律的にも意見が分かれているところなので特に気をつける必要があります!! またモニタリングには限界もあるのも注意です。)

いかがだったでしょうか?
今日ブログで紹介したのは予防策のほんの始めの部分です。
実務の現場ではもっと奥深く、細分化した対策が求められています。

当社では、ソーシャルメディア関連のセミナーは多数開催されていますので、興味のある方はお気軽に問い合わせてみて下さい!
HP:https://www.kinyu.co.jp/seminar.html
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